4 étapes pour relancer une facture et se faire payer

Les retards de paiement sont une réalité frustrante pour de nombreuses entreprises, et relancer les clients défaillants peut s’avérer être une tâche délicate. Cependant, il existe un processus en quatre étapes qui peut aider à relancer une facture et à garantir la réception du paiement qui vous est dû.

1/ La relance amiable

La première étape dans la résolution d’un problème de paiement est souvent la plus simple et la plus directe : relancer le client. La communication est la clé dans ce processus. Avant de sauter aux conclusions, il est important de comprendre pourquoi le client n’a pas encore effectué le paiement. Il s’agit peut-être simplement d’un oubli ou d’un défaut de trésorerie.

Commencez par envoyer un rappel amical de la facture échue. Cela peut être fait par e-mail, courrier postal ou même par un appel téléphonique. Assurez-vous d’utiliser un ton professionnel et courtois, en rappelant poliment la date d’échéance et en offrant votre assistance pour résoudre tout problème éventuel.

Vous pouvez envoyer jusqu’à 3 lettres de relance à votre client dans le cadre d’un recouvrement à l’amiable. Dans la 3e lettre, avertissez-le que sans réponse de sa part, vous serez contraint d’engager une procédure judiciaire à son encontre.

Mieux vaut passer par cette étape en premier lieu, non seulement parce que le recouvrement judiciaire est coûteux, mais aussi pour préserver les relations que vous entretenez avec votre client.

Si le client répond positivement et explique le retard, vous pouvez discuter de solutions flexibles telles que des plans de paiement échelonné. Cela montre votre volonté de coopérer tout en protégeant vos intérêts financiers.

2/ Envoyer une mise en demeure

Si les relances à l’amiable n’ont pas abouti à un paiement, il est temps de passer à l’étape suivante : l’envoi d’une mise en demeure. Cette lettre formelle indique au client que le paiement est en retard et met en garde contre des actions plus sérieuses si la dette n’est pas réglée dans un délai déterminé.

La mise en demeure doit être claire, précise et détaillée. Indiquez le montant dû, la date d’échéance initiale, la période de retard, la mention « mise en demeure », et les conséquences possibles en cas de non-paiement. Assurez-vous d’inclure vos coordonnées et celles de l’entreprise, ainsi que toute référence à des termes contractuels pertinents.

Cette étape montre au client que vous prenez la situation au sérieux et que vous êtes prêt à prendre des mesures supplémentaires si nécessaire. La mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception. La procédure judiciaire pour le recouvrement de vos factures ne pourra réellement débuter qu’après l’envoi de cette mise en demeure.

3/ Le recouvrement judiciaire

Si la mise en demeure reste sans réponse, il est temps de recourir à des mesures plus formelles en engageant une action en recouvrement judiciaire. Cette étape implique généralement de faire appel à un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances.

L’avocat examinera la documentation pertinente, préparera les documents légaux nécessaires et déposera une plainte devant le tribunal compétent. Le processus judiciaire peut être long et coûteux, mais il offre une solution légale pour récupérer les montants impayés.

Avant de prendre cette mesure, assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires, tels que les contrats, les factures, les rappels de paiement et les réponses du client. Cela renforce votre position lors de la procédure judiciaire.

Notez que plusieurs procédures peuvent être engagées :

• L’injonction de payer : cette procédure, simple, rapide et économique, est particulièrement adaptée aux litiges portant sur des montants modestes qui ne sont pas contestés par le débiteur. Elle implique l’intervention d’un huissier afin de contraindre le débiteur au règlement de sa facture.

• Le référé provision : Cette démarche permet de récupérer rapidement une partie du montant en question. Toutefois, il est essentiel de pouvoir démontrer que la facture est en attente de paiement pour recourir au référé provision. Cette option est idéale si vous cherchez une action rapide sans engager des ressources financières substantielles.

•  L’assignation en paiement : Cette procédure déclenche un procès et est plus coûteuse et chronophage. Elle convient davantage aux grandes entreprises et aux litiges de nature plus grave. Bien que cette option soit plus onéreuse, elle peut être nécessaire dans des situations où des mesures plus importantes sont requises pour obtenir le paiement d’une créance.

4/ Faire appel à un huissier de justice

Si la procédure judiciaire ne donne pas les résultats escomptés, la dernière étape consiste à faire appel à un huissier de justice. Les huissiers de justice ont le pouvoir d’exécuter des jugements et de récupérer les sommes dues de manière plus directe.

Un huissier peut saisir des biens, bloquer des comptes bancaires ou prélever directement sur le salaire du débiteur. Cependant, il est important de noter que cette étape peut être coûteuse et peut entraîner des frais supplémentaires.

Avant de faire appel à un huissier, assurez-vous que toutes les procédures judiciaires ont été correctement suivies, car l’huissier agit en vertu d’une décision de justice.

La gestion des retards de paiement demande une approche méthodique et proactive. En suivant ces étapes, vous maximisez vos chances de recouvrement tout en préservant, dans la mesure du possible, vos relations professionnelles. Pour des conseils ou un accompagnement dans vos démarches, nous sommes à votre disposition.