Experts-comptables : gérer la phobie administrative de vos clients

La relation entre le dirigeant d’une entreprise et son cabinet d’expertise-comptable peut souvent être tendue en raison de la qualité de la préparation des documents comptables. Cela devient particulièrement problématique lorsque le dirigeant a l’habitude d’être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a un impact direct sur la gestion comptable. Mais comment gérer ces clients victimes de phobie administrative ?

Qu’est-ce que la phobie administrative ?

La phobie administrative est une peur irrationnelle et démesurée face aux démarches et obligations administratives. Elle peut se manifester de différentes manières, notamment par une forte anxiété face aux démarches administratives, ce qui entraîne une procrastination.

Elle peut être liée à de multiples causes, telles que la difficulté à s’organiser et à planifier, la peur de ne pas faire correctement ce qui est demandé, le manque d’autodiscipline, la difficulté à se soumettre à une autorité, l’incapacité à assumer ses responsabilités, l’incapacité d’effectuer des tâches ennuyeuses ou encore le manque de confiance en soi.

Comment cela affecte les experts-comptables ?

La phobie administrative des clients peut tout d’abord affecter l’expert-comptable en matière de temps. Les clients souffrant de cette affection peuvent avoir besoin de plus de temps et d’attention pour obtenir des réponses à leurs questions et se sentir rassurés. Le comptable perd alors beaucoup de temps et n’avance pas sur ses missions.

Ces clients ont besoin de conseils ou de réunions supplémentaires pour les aider à gérer leur anxiété et leurs documents comptables. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires pour l’expert-comptable, qui devrait facturer des honoraires supplémentaires pour ces services.

Ceux qui souffrent de phobie administrative rencontrent des difficultés à fournir les documents nécessaires à l’expert-comptable pour qu’il puisse effectuer son travail dans les délais impartis et de manière qualitative. Cela peut entraîner des retards dans la gestion de documents tels que les bilans, les comptes de résultat et les déclarations fiscales.

Tout ceci peut créer des tensions dans la relation client-expert-comptable. Les experts-comptables peuvent avoir besoin de faire preuve de patience et de compréhension pour aider leurs clients à gérer leur anxiété et à fournir les documents nécessaires.

Comment aider les clients souffrant de phobie administrative ?

Les experts-comptables peuvent aider leurs clients à gérer leur phobie administrative de plusieurs façons. Le plus important est d’établir une relation de confiance avec eux. Cela peut inclure des conversations régulières pour comprendre leurs préoccupations et leurs besoins.

Ils peuvent aussi essayer de simplifier les processus administratifs autant que possible. Par exemple, utiliser des logiciels de comptabilité et de gestion de documents pour faciliter la collecte et le traitement des informations.

Pour aider ces clients à gérer leur phobie administrative, mieux vaut fournir des conseils et des ressources pour les aider à mieux comprendre les processus administratifs : guides pratiques, tutoriels vidéo, séances de formation. C’est utile pour qu’ils saisissent vos exigences administratives dès le départ et tout au long de la collaboration.

Les encourager à déléguer certaines tâches administratives à des professionnels qualifiés, comme une secrétaire externalisée, est aussi une solution. La sous-traitance de certaines tâches les aidera à se concentrer sur leur cœur de métier.

Faire appel à une secrétaire indépendante

Que vous soyez expert-comptable ou dirigeant victime de phobie administrative, une solution s’offre à vous : déléguer les tâches qui vous font perdre du temps à une assistante administrative.

• Expert-comptable

Une secrétaire indépendante peut aider un expert-comptable en gérant les tâches administratives chronophages, lui permettant de se concentrer sur des tâches plus importantes. Par exemple la gestion des appels téléphoniques, la planification des rendez-vous, la gestion des e-mails, la gestion des documents, etc. Bien que légalement il y ait des limites à ce qu’une secrétaire externalisée peut faire en matière de comptabilité, elle peut établir les factures, s’occuper de la gestion des notes de frais, de la préparation des documents comptables mensuels, etc.

Elle peut aussi gérer des projets spécifiques, tels que la mise en place d’un nouveau système administratif ou la mise en place d’un nouveau processus de facturation. Il est important de trouver une secrétaire indépendante qualifiée et expérimentée pour s’assurer que les tâches sont effectuées correctement et efficacement.

• Dirigeant

Faire appel à une secrétaire indépendante offre plusieurs avantages pour un dirigeant d’entreprise. Non seulement cela évite les coûts fixes associés à un employé à temps plein, mais en déléguant des tâches administratives, c’est aussi l’opportunité de se concentrer sur les aspects stratégiques et essentiels de la gestion de l’entreprise, améliorant ainsi l’efficacité globale.

Une professionnelle de la gestion administrative est un bon moyen de contrer cette phobie administrative qui touche de nombreux chefs d’entreprise. Suivi de la trésorerie, élaboration et suivi de tableaux de bord, relance des devis et des factures, préparation et transmission des éléments comptables à l’expert-comptable, gestion des notes de frais, mise en place et suivi d’échéancier de paiement, suivi et règlement des factures fournisseurs, ou encore déclarations fiscales et sociales, elle peut vous aider sur de nombreuses missions.

Vous hésitez encore à faire appel à une secrétaire indépendante ? Contactez-nous afin de connaître tous les moyens qui peuvent être mis en place pour vous soutenir dans vos tâches administratives.