Faire appel à un secrétariat externalisé quand on est avocat

Faire appel à un secrétariat externalisé quand on est avocat présente un grand nombre d’avantages. La délégation de certaines tâches administratives vous permettra de vous concentrer sur le développement de votre cabinet.

Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?

Un secrétariat externalisé est un service dans lequel une entreprise confie les tâches administratives, de secrétariat et de gestion à une société tierce spécialisée dans ce domaine. Au lieu d’avoir des secrétaires et du personnel administratif directement employés par l’entreprise, ces tâches sont externalisées à un prestataire externe.

Le secrétariat externalisé offre généralement une gamme de services tels que la gestion des appels téléphoniques, la prise de messages, la gestion du courrier, la planification des rendez-vous, la rédaction de documents, la gestion des agendas, l’organisation de voyages et d’événements, la gestion des bases de données, etc.

Les secrétariats externalisés peuvent être utilisés par différents types d’entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, et dans divers secteurs d’activité. Les prestataires de services de secrétariat externalisé offrent des solutions sur mesure adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise, en fournissant un support administratif professionnel et en contribuant à l’efficacité et à la productivité globale de l’entreprise.

Quelles tâches externaliser quand on est avocat ?

Lorsqu’on est avocat, il est possible d’externaliser certaines tâches afin de gagner du temps et de se concentrer davantage sur les aspects juridiques essentiels de son travail. Voici quelques tâches courantes que les avocats peuvent externaliser :

• Secrétariat et assistance administrative : La gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la gestion du courrier électronique, la rédaction de documents simples, la préparation des dossiers, etc.

• Recherche juridique : L’externalisation de la recherche juridique peut être bénéfique, que ce soit pour des tâches de recherche basiques ou des recherches spécialisées nécessitant une expertise spécifique.

• Gestion de la documentation : La gestion des documents et des archives peut être externalisée, y compris la numérisation, la classification, le classement et l’organisation de la documentation juridique.

• Saisie de données : L’externalisation de la saisie de données permet de déléguer des tâches chronophages comme la saisie de données clients, la gestion des bases de données ou la préparation des factures.

• Services de transcription : La transcription de réunions, d’audiences, d’entretiens ou de dictées peut être externalisée pour économiser du temps et obtenir des transcriptions précises.

• Services de gestion des déplacements : Si vous voyagez fréquemment pour des audiences ou des réunions, vous pouvez externaliser la gestion des voyages et des réservations, y compris les vols, les hôtels et les transports.

• Services de comptabilité : L’externalisation de la gestion de la facturation, des comptes clients et des paiements peut être utile pour assurer un suivi précis des documents et transactions comptables

Quels sont les avantages d’une secrétaire externalisée pour son cabinet d’avocat ?

Pour un cabinet d’avocat, l’externalisation de son secrétariat peut présenter plusieurs avantages significatifs : 

• Réduction des coûts : l’embauche d’une secrétaire à temps plein implique des coûts salariaux, des avantages sociaux, des frais de formation, ainsi que des coûts liés à l’espace de travail et aux équipements. En externalisant, vous pouvez réduire ces coûts en ne payant que pour les services utilisés, sans les frais supplémentaires liés à l’emploi direct.

• Flexibilité : l’externalisation permet une flexibilité accrue en fonction des besoins fluctuants du cabinet. Vous pouvez ajuster facilement la quantité de travail externalisé en fonction des périodes d’activité plus intenses ou plus calmes, sans avoir à vous soucier des contrats à temps plein.

• Concentration sur le cœur de métier : externaliser les tâches administratives permet aux avocats de se concentrer davantage sur les aspects juridiques essentiels de leur travail. Cela leur permet de consacrer plus de temps à la recherche juridique, à la préparation des dossiers, aux consultations avec les clients, etc.

• Expertise professionnelle : les secrétaires externalisées spécialisées dans le domaine juridique apportent une expertise et une connaissance spécifiques du secteur. Elles comprennent les termes juridiques, les procédures et les exigences documentaires, ce qui contribue à une meilleure qualité de travail.

• Gain de temps : les secrétaires externalisées prennent en charge les tâches administratives telles que la gestion des appels, la planification des rendez-vous, la rédaction de documents simples, la gestion du courrier, etc. Cela permet aux avocats de gagner du temps précieux qu’ils peuvent consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

• Souplesse et disponibilité : les secrétaires externalisées peuvent offrir des services à distance, ce qui signifie qu’elles peuvent être disponibles en dehors des heures de travail traditionnelles, les jours fériés ou même pendant les absences du cabinet, assurant ainsi une continuité des services

• Confidentialité et sécurité des données : les prestataires de services externes sont généralement soumis à des engagements de confidentialité stricts pour assurer la protection des données sensibles. Cela permet aux cabinets d’avoir une tranquillité d’esprit quant à la confidentialité des informations de leurs clients.

Il est important de choisir un prestataire de services de secrétariat externalisé réputé et fiable, en tenant compte de leur expérience, de leurs références et de leurs garanties en matière de confidentialité et de sécurité des données. Chez AG Services Externalisés, nous proposons un service sur-mesure, sans engagement. Pour en savoir plus, contactez-nous !