Optimiser la gestion administrative de son entreprise : pourquoi et comment ?
La bonne gestion administrative d’une entreprise est en grande partie responsable de son succès. Si elle n’est pas bien optimisée, elle peut engendrer du stress et faire perdre beaucoup de temps. Des tâches administratives gérées efficacement permettent aux dirigeants et aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier. Voici tout ce que vous devez savoir pour optimiser votre administratif.
Pourquoi optimiser sa gestion administrative ?
Généralement, le côté administratif auquel doit faire face un gérant d’entreprise est chronophage, mais à faible valeur ajoutée. Pourtant, il ne doit pas être négligé, car les processus administratifs sont la colonne vertébrale d’une société. Adopter une stratégie d’optimisation, grâce à des outils performants ou une délégation, c’est la garantie d’un gain de temps et d’efficacité. La performance de l’entreprise ne fera qu’accroître, sans que la qualité de l’accomplissement des tâches en soit affectée. Extrêmement variées, ces responsabilités quotidiennes sont essentielles. Les optimiser signifie se libérer d’un poids, pouvoir se concentrer sur ses clients et se dégager du temps pour le développement de son activité.
Les tâches administratives à optimiser
Les processus qui peuvent être améliorés comprennent plusieurs domaines :
1. La comptabilité
À part pour les micro-entreprises, tenir une comptabilité est une obligation légale. Notez que si vous décidez d’externaliser votre comptabilité, c’est un métier réglementé. La saisie comptable ne peut être confiée qu’à un Expert-Comptable inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables. En revanche, pour la transmission des éléments comptables, le suivi de la trésorerie ou encore la gestion des notes de frais, vous pouvez très bien mettre en place un processus dédié ou faire appel à un administrateur indépendant.
2. Les devis et factures
Il est toujours possible d’améliorer le traitement et l’envoi de vos devis et factures. Le devis est une étape primordiale dans la relation avec vos clients. Avoir un référentiel unique, fiable et régulièrement actualisé est crucial. Idéalement, il faut y rattacher un maximum d’informations et faire un suivi des envois. En mettant certaines choses en place, la conception de chaque devis sera plus simple. Il en est de même pour la facturation. Un simple outil de gestion comme Excel est parfait pour en automatiser la collecte et la saisie. Exit les carnet remplis à la main, cela prend trop de temps et de place.
3. Les ressources humaines
Gestion des embauches, rédaction des contrats de travail, affiliation à une mutuelle, bien-être des salariés…Il y a tellement de choses à penser et à gérer ! Tout cela nécessite une bonne organisation afin d’éviter tout oubli ou de commettre des erreurs. Les employés sont plus enclins à s’investir à fond dans le succès de votre entreprise si tout est bien cadré et s’ils se sentent valorisés. Pour plus de facilité, encore une fois, tout doit être dématérialisé. Si vous n’êtes pas à l’aise avec le numérique, confiez toutes ces missions à une secrétaire externalisée qui est formée à toutes les questions RH.
4. La communication
La communication en entreprise est souvent bâclée ou laissée de côté par faute de temps ou de connaissances. Pourtant, pour les relations en interne ou avec vos clients et fournisseurs, elle n’est pas à négliger. Publipostage, campagnes d’e-mailing, création de supports de communication ou autre, toutes ces tâches ne demandent qu’à être automatisées pour que vous soyez plus disponible sur d’autres fronts. Des experts en la matière peuvent vous former à l’utilisation d’outils spécialisés ou s’en occuper pour vous.
Optimisation de la gestion administrative : les solutions
1. Investir dans des logiciels
Entrepreneur, TPE, PME, artisan ou libéral, si vous ne désirez pas faire appel à une aide externalisée, vous avez tout intérêt à investir dans des logiciels de gestion. Ordinairement, ils sont payants, mais ils peuvent vous faire gagner un temps fou. Au niveau de la facturation par exemple, vous pouvez notamment éditer des devis et factures ou programmer des relances en un seul clic. Pour les tâches liées aux RH, un outil spécialisé peut notamment vous aider à gérer les absences et les frais professionnels, à suivre un processus de recrutement ou même à diffuser un sondage.
2. Externaliser les tâches
Tout aussi efficace et même plus qu’un logiciel, avec le côté humain en supplément, une assistante externalisée peut être un atout pour votre société. Cette personne peut être sollicitée pour quelques jours ou pour un accompagnement plus long selon vos besoins. Flexible, elle a de nombreuses connaissances en matière de logiciels informatiques, de programmes de gestion et de nouvelles technologies. Une secrétaire indépendante peut même vous conseiller sur d’autres aspects administratifs auxquels vous n’auriez pas pensé.
L’optimisation de votre gestion administrative sert à vous dégager du temps pour gérer ce qui touche à votre domaine de compétences. Indirectement, pensez-y, vous aurez aussi plus temps à passer avec vos proches. Pour savoir comment nous pouvons vous aider, connaître nos tarifs et nos disponibilités, contactez-nous dès aujourd’hui.