Comment bien préparer ses documents comptables ?
Dans le cadre administratif d’une entreprise, chaque mouvement observé sur les relevés bancaires, qu’il soit en crédit ou en débit, doit être appuyé par des justificatifs. Cela demande une bonne organisation, afin d’éviter une perte de temps considérable. Ne pas être à jour dans sa comptabilité peut aussi coûter très cher. Voici quelques conseils pour bien préparer ses documents comptables.
Justificatifs comptables : un travail régulier et essentiel
De nombreux dirigeants éprouvent des difficultés à gérer leurs justificatifs comptables de façon régulière. À la dernière minute, ils passent des heures à chercher et à classer les documents demandés par leur expert-comptable. Ce dernier s’impatiente et les relations avec lui peuvent se dégrader. Si vous vous êtes retrouvé dans cette situation, vous savez que c’est stressant et chronophage. D’où l’importance de mettre en place un processus de gestion comptable pour se faciliter la vie.
Un chef d’entreprise qui est désorganisé sur le plan administratif, que ce soit au niveau de sa comptabilité, de sa relance de devis ou de ses ressources humaines, peut vite se sentir dépassé. Cela va notamment avoir un impact sur la production de documents demandés par le cabinet d’expertise comptable en temps et en heure. À son tour, il ne va pas pouvoir réaliser ses travaux comptables pour son client.
Quelles pièces comptables sont demandées par l’expert-comptable ?
Un chef d’entreprise qui fait preuve de rigueur et d’organisation dans sa gestion administrative doit être capable de produire toutes les pièces comptables nécessaires à la saisie des comptes : comptes de résultat, bilans, situation, déclaration de TVA, déclaration d’impôts, etc. Lorsqu’il a en sa possession toutes les informations dont il a besoin pour faire son travail, l’expert-comptable a plus de temps pour accompagner et conseiller son client.
En général, les documents comptables peuvent être classés en 3 catégories :
- Les recettes (factures) ;
- Les dépenses (fournisseurs, sociales, fiscales, notes de frais) ;
- Les documents liés à la banque (relevés de comptes, frais bancaires, remises de chèques, prêts, contrats bancaires).
Il est important de trier et de classer tous ces justificatifs de manière régulière et ordonnée : par fournisseur ou client et par ordre chronologique. Chaque entreprise doit mettre en place une méthode qui lui convient.
Comment s’organiser pour classer ses documents comptables ?
Le classement des documents comptables assure non seulement une bonne gestion de l’entreprise, mais aussi une façon de rester au clair dans sa comptabilité. Il assure un gain de temps considérable, car il permet de retrouver un document en deux temps trois mouvements.
De manière générale, toutes les pièces qui font l’objet d’un enregistrement comptable, comme les factures, les relevés bancaires, les bulletins de paie ou les déclarations fiscales, doivent être classées.
Le classement des pièces comptables peut être fait au format papier. Dans ce cas, il convient d’utiliser des classeurs qui doivent être numérotés. Chaque groupe de classeurs doit aussi porter la même dénomination. Attention également au mode de stockage des archives, car l’humidité et le soleil peuvent dégrader la qualité des documents. Le format dématérialisé est celui qui est désormais le plus utilisé, notamment pour un gain de place et de clarté. Les documents sont numérisés et stockés sur des espaces sécurisés. Pour les protéger, ils doivent aussi être sauvegardés sur un disque dur externe. Les originaux au format papier doivent tout de même être conservés.
Externaliser la préparation de sa comptabilité : les avantages
La préparation à la comptabilité, c’est l’ensemble des process et des méthodes qui vont permettre de préparer les justificatifs comptables d’une entreprise demandés par son cabinet d’expertise comptable. Pour éviter de s’éparpiller et de s’occuper de tâches qui sont hors de notre domaine d’expertise, il existe une solution d’externalisation. En faisant appel à un indépendant, vous évitez les démarches administratives supplémentaires liées à un recrutement.
Chez AG Services Externalisés, nous assurons le suivi, le traitement et la synthèse des informations comptables entrantes et sortantes. Nous sommes à vos côtés pour vous permettre d’être à jour dans vos dossiers administratifs. Cette aide externe vous permet non seulement de gagner en temps et en confiance, mais aussi de garder de bonnes relations avec votre expert-comptable. Vous lui montrez que vous faites preuve de sérieux, ce qui peut vous faire bénéficier de prestations à plus forte valeur ajoutée, comme du conseil personnalisé.
Nous proposons un service à durée modulable et une relation basée sur la confiance mutuelle. En fonction des besoins de l’entreprise, nous pouvons :
- Mettre en place d’un système de traitement des flux administratifs
- Réaliser d’un audit organisationnel et administratif
- Capter, traiter, classer, numériser et archiver vos pièces administratives
- Faire un suivi des relevés de banque et des encaissements
- Regrouper les documents et pièces comptables nécessaires pour l’expert-comptable
- Gérer les relations administratives avec votre cabinet comptable
En interne ou grâce à une secrétaire externalisée, toute entreprise doit être capable de bien préparer ses documents comptables. Pour toute question sur nos prestations ou pour prendre rendez-vous, contactez-nous sans plus attendre.