L’externalisation comptable : attention métier réglementé !

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Externalisation comptable : les règles

 

 

Ces dernières années, on assiste en France à une augmentation importante du nombre de faux experts dans le domaine comptable. Faire appel à ces personnes comporte des risques qu’il faut connaître. Découvrez comment s’assurer de consulter un expert-comptable reconnu par son Ordre professionnel.

Quand s’agit-il d’exercice illégal de la comptabilité ?

L’exercice de la comptabilité est une activité strictement réservée aux experts-comptables membres de leur Ordre professionnel (OEC). Si une personne s’annonce et exerce cette profession sans avoir suivi de formation requise, elle ne détient pas le diplôme d’expertise qui confirme ce statut. Elle n’est pas non plus inscrite au tableau de l’Ordre des Experts-Comptables de France. Rappelons ici que le titulaire d’un diplôme d’expertise comptable s’obtient après qu’un candidat ait complété et réussi une formation de 8 ans (dont 3 années de stage en cabinet). Tout comptable agréé, qui fait partie d’un cabinet d’expertise en ligne, doit afficher le logo de l’OEC ainsi que la mention « inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables » sur son site internet. Il faut aussi savoir que cet expert a l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile dans sa pratique, pour la protection de ses clients en cas d’impairs ; un faux expert ne dispose pas de ce type d’assurance.

En résumé, pour être accusé de l’exercice illégal de comptabilité, il faut :

  1. Avoir effectué des travaux et opérations comptables de manière régulière.
  2. L’avoir fait en son propre nom et responsabilité,
  3. Sans être inscrit au tableau de l’Ordre des Experts-Comptables (OEC).

Un dernier point : dans sa pratique, un expert-comptable doit toujours fournir à son client une lettre de mission avant le début de son mandat. Si la personne consultée refuse de remettre ce document à son client, il s’agit souvent d’un autre indice de pratique illégale dans le domaine comptable.

Cette lettre doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• les coordonnées des deux parties,
• la liste des prestations à réaliser,
• les engagements des deux parties,
• les honoraires.

Quels sont les risques de consulter un faux expert-comptable ?

Confier ses opérations comptables à un faux-expert peut engendrer pour un client des risques sur les plans financier, comptable et pénal. Un professionnel de l’expertise comptable doit s’assurer de l’authenticité et de la fiabilité des comptes d’une personne ou d’une entreprise. Recourir à un faux expert en comptabilité peut causer des opérations non conformes à la loi (par exemple, des détournement de fonds) – et peut invalider le bilan comptable. Par ailleurs, il est courant que le client ne soit pas informé des exonérations et des aides financières auxquelles il pourrait avoir droit. En cas de contrôle fiscal, au cours duquel des erreurs ou des omissions seraient décelés, un client s’expose à des conséquences négatives telles que des intérêts de retard ou des redressements fiscaux. Il devient l’unique responsable du dossier et peut même être considéré comme étant complice du délit concerné. Sans oublier que les assureurs ne couvrent jamais les erreurs commises par des prestataires illégaux.
Note : une personne qui exerce illégalement la profession d’expert-comptable s’expose aux sanctions prévues à l’article 433-17 du Code pénal : 15 000 € et 1 an de détention.

Une secrétaire indépendante a-t-elle le droit d’effectuer des travaux de comptabilité ?

En tant qu’indépendante, une secrétaire externalisée n’est absolument pas autorisée à effectuer des travaux de comptabilité, y compris de saisie comptable. Il faut être prudent car beaucoup de chefs d’entreprise croient parfois (à tort) que les prestations de comptabilité générale font partie de la gestion administrative. La seule tolérance qui est accordée est lorsque ces prestations sont effectuées en sous-traitance opaque par le biais d’un cabinet d’expertise comptable.

Pour cela,

  • le client final doit donner son accord explicite,
  • il ne doit pas avoir de contact direct avec le sous-traitant (son interlocuteur doit rester son seul cabinet comptable),
  • il doit exister un lien de subordination contractualisé entre le cabinet d’expert-comptable et le sous-traitant avec un accord de confidentialité.
  • la facture adressée au client final doit être émise par son cabinet d’expertise comptable.

Attention, il ne s’agit-là que d’une tolérance ! La frontière avec la couverture d’exercice illégal étant très mince…

Quelles tâches administratives de comptabilité une secrétaire indépendante peut-elle effectuer ?

Déléguer certaines tâches administratives de comptabilité est une solution flexible qui peut être externalisée. Ce soutien administratif fait appel aux services d’une assistante externalisée qui rassemble les documents nécessaires dont aura besoin le cabinet d’expertise comptable : factures clients et fournisseurs, notes de frais, détail des paiements reçus et émis… Il peut s’agir d’une aide ponctuelle ou récurrente, qui peut aussi prendre en charge des activités comme le classement, l’archivage, la dématérialisation, permettant de faciliter la tâche des experts-comptables.

Plusieurs tâches administratives de pré-comptabilité peuvent être dévolues à une secrétaire externalisée. Par exemple :

  • Préparer les notes de frais
  • Faciliter le flux et l’organisation des données comptables à l’interne
  • Assurer le suivi ainsi que la relance des factures impayées
  • Indiquer les règlements des fournisseurs
  • Créer et assurer le suivi des tableaux de bord en fonction des indicateurs spécifiés par les clients.
  • Effectuer la déclaration de TVA et le paiement des impôts
  • Prendre en charge la partie sociale de l’entreprise (fiches de paie, transmission des DSN…)

Ces activités permettent d’aider les clients dans leur organisation comptable.

Confier la préparation des éléments comptables à une assistante indépendante facilite les relations entre l’entreprise et le cabinet comptable, et les documents finaux sont remis à temps. Un cabinet d’expertise comptable qui dispose de tous les documents nécessaires gagne un temps précieux ; ainsi, ses clients peuvent bénéficier de prestations à valeur ajoutée et de conseils quand ils en ont besoin.

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