Comment organiser sa boîte mail professionnelle ?

9 conseils !

Boîte mail non gérée : impact sur la charge mentale

La gestion de sa boîte mail peut avoir un impact significatif sur la charge mentale. Ces dizaines de notifications quotidiennes, e-mails professionnels, publicités, newsletters, sont une quantité importante d’informations à traiter. Sur le long terme, c’est épuisant mentalement.

Les notifications constantes des nouveaux e-mails peuvent interrompre la concentration et la productivité, perturbant ainsi le flux de travail.

La boîte mail exige des décisions fréquentes : répondre aux messages, décider de les ignorer, de les supprimer, de les archiver ou de les déléguer. Ces prises de décisions régulières, chronophages, entraînent une fatigue mentale.

Certaines personnes peuvent se sentir submergées par un sentiment d’urgence de répondre immédiatement à chaque e-mail. Cela peut créer un stress constant et un sentiment de devoir toujours être connecté. Une boîte de réception remplie d’e-mails non lus, même si certains ne sont pas urgents, peut créer de l’anxiété.

Conseils pour gérer ses mails

Gérer sa boîte mail de manière efficace et organisée peut vous aider à réduire votre stress, améliorer votre productivité et maintenir une communication claire et cohérente. Voici quelques conseils pour une gestion optimale de votre boîte mail : 

1- Établir un horaire de consultation

Planifiez des moments spécifiques dans la journée pour vérifier votre boîte mail. Évitez de laisser votre boîte de réception ouverte en permanence, car cela peut entraîner des distractions constantes. Établir un horaire de consultation de sa boîte mail permet de mieux gérer son temps, d’éviter les interruptions fréquentes, de réduire le stress lié à la surcharge de messages, d’améliorer l’organisation et la productivité, tout en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

2- Prioriser les e-mails

Identifiez les e-mails qui nécessitent une action immédiate et traitez-les en premier. Marquez les e-mails importants pour les retrouver facilement plus tard. Prioriser les e-mails est essentiel pour gagner en efficacité. Cela permet de traiter rapidement les messages importants et urgents, évitant ainsi les retards et les oublis. En se concentrant sur les e-mails pertinents, on améliore la productivité, la communication et on réduit la charge mentale liée à une boîte de réception encombrée.

3- Utiliser des libellés ou des dossiers

Organisez vos e-mails en utilisant des libellés ou des dossiers pour les classer par catégories (par exemple par client, par projet spécifique, etc.). Cela facilite la recherche et la gestion des e-mails. Utiliser des libellés ou des dossiers dans sa boîte email facilite une organisation claire et efficace. Cela permet de retrouver des messages plus rapidement, d’éviter l’encombrement de la boîte de réception et de mieux gérer les tâches et les informations essentielles.

4- Se désabonner des newsletters inutiles

Réduisez le nombre d’e-mails inutiles en vous désabonnant des newsletters et des promotions qui ne vous intéressent pas ou plus. Se désabonner des newsletters inutiles est important pour réduire la surcharge d’e-mails, maintenir une boîte de réception plus propre et éviter la distraction. Cela permet de se concentrer sur les informations pertinentes, d’améliorer la productivité et de limiter les sources de stress associées à la gestion d’un grand nombre de courriels non sollicités.

5- Répondre rapidement

Essayez de répondre aux e-mails dès que possible pour éviter d’accumuler une énorme quantité de messages non lus. Répondre rapidement aux mails est essentiel pour maintenir une communication fluide et efficace. Cela renforce les relations professionnelles et personnelles en témoignant de réactivité et d’engagement. En traitant les e-mails rapidement, on évite l’accumulation de tâches en suspens, ce qui permet de mieux gérer son temps et sa charge mentale.

6- Utiliser des raccourcis clavier

Familiarisez-vous avec les raccourcis clavier de votre messagerie. Cela peut vous faire gagner du temps lors de la lecture, de la suppression, du déplacement et de la rédaction des e-mails. Utiliser des raccourcis clavier pour répondre aux mails accélère le processus de traitement de ceux-ci. Cela permet de naviguer rapidement entre les messages, de répondre, transférer et archiver les e-mails plus efficacement. Les raccourcis clavier évitent le besoin de passer par des menus, ce qui améliore la productivité et réduit le temps de gestion des e-mails.

7- Nettoyer régulièrement votre boîte mail

Faites régulièrement le tri dans votre boîte de réception en supprimant les e-mails non pertinents et en archivant les messages importants. Nettoyer régulièrement sa boîte mail est important pour maintenir une organisation efficace et éviter l’encombrement. En supprimant les e-mails inutiles et en archivant les messages importants, on facilite la recherche d’informations cruciales. Cela contribue à réduire le stress, à améliorer la productivité et à maintenir une boîte de réception claire et gérable.

8- Éviter les discussions longues par e-mail

Si une conversation s’étend sur plusieurs e-mails, envisagez de passer à un autre moyen de communication, comme un appel téléphonique ou une réunion en personne, pour gagner du temps et clarifier les points plus rapidement. Aussi, les e-mails peuvent conduire à des malentendus et à une communication inefficace. Les discussions complexes sont mieux traitées en personne ou par d’autres moyens de communication, pour favoriser une compréhension claire et rapide des problèmes et des solutions.

9- Séparer les comptes professionnels et personnels

Si possible, utilisez des comptes de messagerie distincts pour les communications professionnelles et personnelles afin de maintenir une frontière claire entre les deux. Cela permet aussi de mieux gérer les priorités, d’éviter les distractions inutiles au travail, et de protéger la vie privée. Une séparation facilite l’efficacité et la concentration.

En mettant en pratique ces conseils, vous pourrez gérer votre boîte mail de manière plus efficace, réduire la charge mentale liée aux e-mails et améliorer votre productivité globale. Besoin d’aide pour la gestion de vos mails ? Contactez notre équipe !

Source : https://www.eurecia.com/blog/gestion-temps-11-astuces-gerer-mails/