Déléguer son secrétariat téléphonique
De façon ponctuelle ou permanente, il est possible d’externaliser son secrétariat téléphonique. Cette pratique est relativement facile à mettre en place et elle peut se faire en complément ou en remplacement de vos propres secrétaires. Voici tout ce que vous devez savoir avant de faire appel à une société spécialisée.
Qu’est-ce que la permanence téléphonique externalisée ?
De nos jours, les entreprises ont tendance à privilégier une communication digitale, au détriment du téléphone. Pourtant, la meilleure façon d’entrer en contact directement avec un professionnel est de l’appeler. Un accueil téléphonique de qualité est indispensable pour une bonne relation avec ses clients. C’est aussi un gage d’une bonne organisation interne.
Par manque de temps ou de personnel, gérer tous ses appels n’est pas toujours possible. C’est pourquoi de plus en plus de sociétés optent pour un prestataire externalisé. Il peut répondre rapidement, donner des réponses aux appelants et les orienter. Grâce à un logiciel dédié, il est aussi capable de transférer les appels, gérer les agendas et prendre des messages. Cette pratique est avantageuse pour les établissements qui sont quotidiennement très sollicités au téléphone.
Comment fonctionne la gestion des appels ?
Tout d’abord, il faut savoir que le prestataire de gestion des appels à qui vous souhaitez confier votre permanence téléphonique se doit de préserver les notions de confidentialité et de discrétion. Il travaille dans un espace organisé en conséquence. Il aura pris soin de définir vos besoins et vos exigences, mais aussi de comprendre votre clientèle ou patientèle. En coordination avec vous et vos équipes, il adapte son ton et les informations qui sont communiquées par téléphone. Le télésecrétariat est un service totalement personnalisé, adapté à votre activité.
Déléguer son secrétariat téléphonique : pourquoi pas vous ?
Un service de télésecrétariat vous libère de nombreuses contraintes. Il est destiné aussi bien aux TPE et PME qu’aux auto-entrepreneurs, artisans, professions libérales et médicales, ou associations. Chez AG Services Externalisés, nous savons que chaque métier a ses spécificités, c’est pourquoi nous proposons des prestations parfaitement adaptées à votre activité, et à vos problématiques professionnelles. Quel que soit votre corps de métier, le télésecrétariat est un vrai atout pour l’amélioration de votre service client. Pour avoir un conseil, pour faire passer un message ou pour prendre et confirmer un rendez-vous, c’est l’assurance qu’aucun appel ne restera sans réponse.
Les avantages liés à l’externalisation de son accueil téléphonique
1. Satisfaction client
En garantissant une réponse immédiate à vos clients ou patients, votre taux de satisfaction et de de fidélisation augmente. Devoir attendre trop longtemps au bout du fil ou pire ne pas parvenir à joindre son interlocuteur peut nuire à votre chiffre d’affaires. Globalement, un accueil téléphonique agréable et professionnel est bénéfique pour l’image de votre société.
2. Flexibilité
En fonction de vos besoins, vous pouvez externaliser votre secrétariat téléphonique de façon régulière ou ponctuelle, sans aucun engagement de durée. Inutile d’embaucher un salarié supplémentaire pour répondre au téléphone. Si besoin, un prestataire externe peut aussi travailler sur des amplitudes horaires particulières ou larges.
3. Gain de temps
Un secrétariat à distance est synonyme de liberté. Prenez du temps pour vous et votre entreprise sans risquer de manquer un appel ou un rendez-vous. Consacrez-vous pleinement à votre cœur de métier tout en ayant la conscience tranquille.
4. Économies
En termes de budget, vous réduisez les dépenses au niveau matériel : pas besoin de locaux, de mobilier ou de fournitures dédiés à la prise d’appels. Vous évitez aussi les contraintes liées à l’emploi comme la gestion de personnel, les congés ou les arrêts maladie.
Comment choisir un prestataire de télésecrétariat ?
Afin de choisir un prestataire compétent pour votre permanence téléphonique, il y a plusieurs étapes à respecter. Avant toute chose, renseignez-vous auprès de votre opérateur téléphonique pour connaître la manipulation de transfert d’appels depuis votre téléphone. Ensuite, identifiez vos besoins. Par exemple, quels types d’appels recevez-vous ? Combien de fois par jour ? Sur quels créneaux avez-vous besoin d’aide ? Quels sont vos objectifs personnels et professionnels ? Toutes ces informations vous permettront de trouver un prestataire apte à vous épauler et de recevoir un devis au plus juste. Nos télésecrétaires peuvent vous aider à déterminer les points importants dans votre externalisation.
Votre choix doit également se porter sur un télésecrétariat de confiance. Ne confiez pas vos informations personnelles et celles de vos clients ou patients à n’importe qui ! Les données collectées sont soumises au secret professionnel et aux normes RGPD. La disponibilité, le professionnalisme, la réactivité et l’accueil sont aussi des critères importants. Enfin, il est conseillé d’opter pour un télésecrétariat basé en France, non seulement pour une meilleure réception des appels, mais aussi en cas de litige entre vous et le prestataire.
En résumé, une permanence téléphonique vous permet de vous libérer de la contrainte du téléphone, tout en maintenant une relation qualitative avec vos clients. Pensez à bien suivre les différentes étapes listées dans l’article avant de choisir votre prestataire. Pour toute question ou complément d’information, nous nous tenons à votre disposition.