Les avantages de l’externalisation administrative
Vos tâches administratives vous prennent trop de temps. Vous vous sentez submergé par la paperasse et inquiet quant au respect des formalités légales. Vous voulez vous libérer l’esprit pour laisser libre cours à votre créativité et continuer à développer votre activité. Alors faites appel à une secrétaire indépendante pour gérer votre administratif ! Confier sa gestion administrative à une secrétaire freelance est un excellent moyen de profiter des compétences professionnelles et de l’expérience d’une secrétaire tout en vous libérant des tracas causés par des formalités administratives mal effectuées.
Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?
Si vous êtes un professionnel, plusieurs possibilités s’offrent à vous pour traiter vos tâches administratives :
Vous pouvez les effectuer vous-même, au risque de vous laisser submerger par la masse de travail et de subir des sanctions fiscales ou administratives.
Vous pouvez les confier à un collaborateur en interne. Dans ce cas, il vous faudra investir du temps et de l’énergie pour le recruter et le former. Il vous faudra également respecter le droit du travail au niveau du temps de travail, de la rémunération et de la sécurité au travail.
Vous pouvez profiter des avantages de l’externalisation administrative et confier votre travail administratif à une personne extérieure à votre entreprise et dont c’est le métier.
Cette personne peut vous aider sur les différents volets de la gestion de votre entreprise, comme par exemple :
La gestion financière :
- la préparation et la transmission des éléments comptables à votre expert-comptable,
- la gestion de vos notes de frais,
- le suivi et le règlement de vos factures fournisseurs,
- les déclarations sociales et fiscales…
La gestion commerciale :
- la préparation et l’envoi de vos devis et de vos factures clients,
- le suivi et la relance de vos devis non aboutis,
- le suivi et la relance de vos factures clients impayées…
La gestion administrative :
- la réorganisation administrative de votre entreprise,
- l’optimisation de vos processus administratifs,
- la préparation et le suivi de vos dossiers en cours tels que les dossiers de formation, de subvention ou d’appel d’offres…
Le secrétariat :
- la gestion de votre boîte mail, de votre agenda, de votre courrier,
- la transcription audio, manuscrite ou dactylographique,
- la saisie et la mise en page de documents…
À l’ère où il est exigé d’un chef d’entreprise qu’il soit sur tous les fronts, qu’il arbore toutes les casquettes, qu’il maîtrise parfaitement les nouvelles technologies et qu’il fasse preuve d’innovation et de créativité constante pour faire concurrence aux entreprises du même secteur, le fait de vous faire aider par une assistante indépendante est une excellente solution.
Quels sont les avantages d’avoir recours au service d’une assistante indépendante ?
Vous verrez très rapidement une amélioration dans la gestion quotidienne de votre activité professionnelle.
Voici les avantages d’un secrétariat externalisé :
L’expertise :
Votre secrétaire indépendante vous fait profiter de son expertise en matière de gestion administrative. Elle a de multiples connaissances en matière de logiciels informatiques, de programmes de gestion et de nouvelles technologies. Elle est à même de vous proposer une amélioration de votre organisation et de vos processus afin de les rendre plus efficients. Elle vous assure une meilleure organisation de travail afin de respecter vos obligations légales au niveau administratif et fiscal.
Le gain de place au sein de vos locaux :
En général, votre secrétaire externe ne travaille pas au sein de votre entreprise. De ce fait, vous n’avez pas à prévoir de place pour sa venue.
Le gain financier au niveau du matériel :
Si vous ne devez pas prévoir de bureau pour votre secrétaire indépendante, vous ne devez pas non plus prévoir de fournitures administratives ou de matériel informatique, ce qui vous permet de faire des économies.
Le gain financier au niveau du personnel :
L’économie la plus importante se fait au niveau de l’absence de salaire à payer. Bien entendu, vous devez rémunérer cette personne, cela va de soi. Mais, en tant que prestataire externe, votre secrétaire indépendante facture ses prestations de travail à l’heure. Ainsi, vous n’avez pas à votre charge les cotisations sociales et autres indemnités qui en découlent, notamment les congés payés, la sécurité sociale, la prévoyance, la mutuelle, etc. Comme tout entrepreneur, votre secrétaire externe établit préalablement un devis qui vous permet de connaître à l’avance les coûts liés à l’externalisation, les objectifs à atteindre et les résultats attendus tout au long de votre collaboration.
La tranquillité d’esprit :
N’entrant pas dans l’effectif salarial de votre entreprise, vous n’avez pas à vous soucier des obligations liées au salariat, notamment tout ce qui touche à la médecine du travail. Par ailleurs, si votre assistante externalisée ne vous donnait pas entière satisfaction, il serait relativement facile de stopper votre collaboration, ce qui n’est pas le cas avec le salariat.
La flexibilité :
Si votre charge administrative ne nécessite pas l’embauche d’une secrétaire salariée plus de 24h par semaine, alors avoir recours à l’externalisation administrative est la solution idéale. En ayant recours à votre secrétaire freelance, vous n’avez pas de minimum de volume d’heures à respecter pour travailler avec elle.
Pas de personnel à former :
N’étant pas salariée de votre structure, vous n’avez aucune obligation légale de former votre secrétaire freelance. En tant que prestataire externe, c’est à elle qu’incombe de se former afin de vous faire profiter de ses connaissances.
Êtes-vous convaincu ?
Vous voulez vous soulager de toute la gestion administrative chronophage de votre activité qui vous procure beaucoup de stress ? Vous souhaitez bénéficier d’une expertise adaptée et ne pas devoir vous atteler à des tâches qui ne vous intéressent pas plus que ça ? N’hésitez pas à nous contacter, l’une de nos assistantes est forcément celle qu’il vous faut !