Créer et gérer son organisme de formation

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Comment créer son organisme de formation ?

 

Ces derniers temps, de nombreuses évolutions ont bouleversé le monde de la formation professionnelle. C’est la loi n° 2018-771 pour « la liberté de choisir son avenir professionnel » qui explique ce renouveau.

Cela se manifeste par l’apparition de nouvelles obligations et de nouveaux acteurs dans l’univers des organismes de formation. Mais de quoi parle-t-on réellement ? Quelles étapes doit-on suivre pour devenir un OF ? Quels sont les processus que nous devons savoir à ce sujet ? C’est ce que nous allons soulever dans le présent article.

Qu’entend-on par Formation Professionnelle Continue ?

La Formation Professionnelle Continue (FPC) est un droit dont chaque personne est bénéficiaire durant sa vie active. Elle permet d’acquérir de nouvelles compétences ou d’approfondir ses connaissances, et facilite ainsi sa perspective d’évolution professionnelle. Chaque entreprise se doit de développer la Formation Professionnelle Continue en allouant une contribution à la formation.

La création de son organisme de formation en quelques étapes

Pour devenir organisme de formation, il n’est demandé aucun diplôme, mais une expertise pointue dans son domaine est indispensable. La plupart des formateurs choisissent la voie de la formation après avoir acquis une connaissance approfondie de leur métier, et font le choix, à un moment donné, de transmettre leurs connaissances et leurs compétences.

Cependant, même si elle n’est pas obligatoire, effectuer une formation de formateur peut être nécessaire pour apprendre à mettre en place une bonne pédagogie et créer des supports adaptés à ses apprenants.

       I. Créer son entreprise

Un organisme de formation est avant tout une entreprise. Que ce soit seul en tant que formateur indépendant, ou bien en équipe avec d’autres formateurs, la première démarche à effectuer est de créer une structure juridique pour son OF.

Il est indispensable d’être accompagné, voire formé, pour augmenter les chances de réussite de son entreprise. Cela doit s’inscrire dans un projet de création d’entreprise et choisir son statut se fait en fonction de sa situation actuelle, ainsi que des prévisions mises en évidence lors de son étude de marché.

Une fois le statut choisi, une demande d’immatriculation doit être déposée auprès du CFE compétent.

       II. Élaborer les documents indispensables à son OF

Pour garantir la conformité aux dispositions légales du Code de travail, il est impératif de créer les documents suivants :

  • Le programme complet de la formation. Celui-ci doit être le plus détaillé possible.
  • La convention et/ou le contrat de formation. C’est un document annexe au programme de formation. La convention de formation est conclue entre un OF et un professionnel, alors que le contrat de formation est conclu avec un particulier.
  • Le règlement intérieur. Celui-ci contient les droits et obligations des stagiaires au sein de l’organisme de formation en matière d’hygiène, de sécurité et de discipline.
  • Le livret d’accueil contenant les informations pratiques concernant la formation.
  • La feuille d’émargement attestant de l’assiduité des stagiaires et permettant ainsi de relever leurs absences ou présences à une formation.
  • Les questionnaires d’évaluation afin de mesurer le parcours de formation des apprenants.

       III. Se déclarer auprès de la DREETS pour obtenir son NDA

Anciennement appelée la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) de sa région est l’instance où l’on doit se déclarer pour être officiellement formateur.

Cette déclaration doit être effectuée dans les 90 jours suivant la signature de son premier contrat. C’est ce qui permet d’obtenir son NDA (Numéro de Déclaration d’Activité).

À noter que cette démarche, ainsi que les obligations qui en découlent, concerne uniquement les actions de formation liées à la Formation Professionnelle Continue. Ce n’est pas le cas des formations proposées aux particuliers dans le cadre de leurs activités de loisirs, ou bien des entreprises qui réalisent pour son personnel des formations professionnelles internes par ses propres moyens.

       IV.  Obtenir sa certification Qualiopi

Comme le Datadock n’est plus à l’ordre du jour, la certification Qualiopi est obligatoire pour bénéficier des financements publics ou paritaires (Agefiph, Opco, Régions, Pôle Emploi, Caisse des Dépôts et Consignations, etc.).

Qualiopi est une marque unique de certification qualité des OF permettant de bénéficier des fonds de formation des acteurs concernés. L’évaluation porte sur les procédures des organismes de formation et non sur la qualité du contenu des formations.

Les démarches liées à sa certification Qualiopi :

  • Il est indispensable d’épluché le Référentiel National Qualité (RNQ) pour ensuite mettre en place l’ensemble des procédures qualité correspondant à celui-ci.
  • Il faut ensuite choisir un certificateur accrédité par le Cofrac, disponible sur le site du Ministère du travail, afin de prendre contact avec lui et d’organiser l’audit Qualiopi.
  • Enfin vient le jour de l’audit qui permet de relever s’il y a des conformités mineures ou majeures. C’est ce qui détermine l’obtention ou non de sa certification Qualiopi.
  • Après l’obtention de sa certification, un audit de surveillance est effectué par le certificateur entre 14 et 24 mois, et un audit de renouvellement tous les 3 ans.

Connaître la réglementation comptable des organismes de formation

Afin de respecter leurs obligations comptables, les organismes de formation sont tenus :

  • De tenir une comptabilité séparée des autres prestations proposées en dehors de la formation professionnelle afin de suivre, de façon distincte, l’activité de formation professionnelle.
  • D’effectuer un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) une fois par an. Cette démarche est à effectuer en ligne via la plateforme Mon Activité Formation. Ce document comptable retrace l’activité formation d’un organisme et sert d’outil d’analyse et de statistiques.

À noter qu’en fonction du volume de son activité et/ou du nombre de salariés il est obligatoire de faire appel à un commissaire aux comptes.

Par ailleurs, il est bon de savoir que les organismes de formation peuvent bénéficier d’une exonération de TVA. Cette demande doit être adressée à la DREETS. L’attestation obtenue est non rétroactive et limitée aux seules actions relevant de la formation professionnelle.

Pourquoi déléguer la gestion administrative de son OF ?

La délégation de la gestion administrative de son organisme de formation à une secrétaire indépendante permet de :

  • Gagner du temps tout en étant efficace ;
  • Se recentrer sur son domaine d’expertise ;
  • Se détacher des préoccupations administratives encombrantes.

Avec l’externalisation administrative, la secrétaire externalisée est dans la capacité d’assurer des tâches liées à :

  • La mise en place des documents se rattachant à la formation : contrats, certificat de réalisation, conventions…
  • La création et le suivi des formations sur diverses plateformes.
  • La facturation et le suivi des diverses évaluations.
  • La préparation du Bilan Pédagogique et Financier en lien avec l’expert-comptable.

 

En conlusion

Les acteurs financiers sont en mesure d’asseoir différentes contraintes de nature multiple dans le cadre identitaire de son organisme de formation. Ainsi, il est possible d’en tirer profit en adoptant des stratégies bien ficelées via le processus d’externalisation d’une grande partie des tâches qui incombent à son OF.

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