Comment répondre à un appel d’offres ?

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Que faut-il savoir sur les appels d’offres ?

 

 

Répondre à un appel d’offres est un excellent moyen de faire connaître votre entreprise dans votre secteur, qu’il soit géographique ou professionnel. Mais il vous faut être stratégique quant à la manière de choisir l’appel d’offres auquel vous voulez répondre et de poser votre candidature. Nous vous expliquons ci-dessous les principales astuces à connaître pour introduire un dossier d’appel d’offres avec succès.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d’offres est un moyen pour un commanditaire de faire connaître son besoin de ressources afin de réaliser un projet. C’est également un moyen pour les entreprises de prendre connaissance de l’existence d’un projet et de pouvoir y postuler pour mettre à la disposition du commanditaire leurs compétences et leurs ressources.

Il peut porter sur un projet entier ou sur un projet fragmenté en différents lots. Par exemple, dans le cas d’un chantier de construction, l’appel d’offres peut porter sur différents lots, tels que la toiture, la maçonnerie, la peinture, etc. Des entreprises différentes pourront alors postuler pour des lots différents au sein du même appel d’offres.

Il existe 2 types d’appel d’offres :

  • l’appel d’offres pour un marché public,
  • l’appel d’offres pour un marché privé.

Pour un marché public, l’appel d’offres sera nécessairement publié sur une plateforme de dématérialisation, car il doit être ouvert à toute entreprise qui souhaite y répondre.

Pour un marché privé, l’appel d’offres peut être proposé à une sélection précise d’entreprises choisies par le commanditaire et ne nécessite pas d’être porté à la connaissance de toutes les entreprises.

Comment répondre à un dossier d’appel d’offres ?

Répondre à des appels d’offres est très chronophage. Cela demande une grande rigueur administrative, une bonne compréhension de ce qui est demandé par le commanditaire et une excellente connaissance de ce que votre entreprise peut apporter en termes de ressources et de moyens.

Il y a plusieurs questions à se poser avant de répondre à un appel d’offres.

Avez-vous le temps d’insérer une si grosse commande dans votre emploi du temps ? Ne perdez pas d’énergie inutile à répondre à un appel d’offres si vous n’avez pas la possibilité physique de mettre en œuvre le projet.

Avez-vous les ressources et le matériel nécessaires pour accomplir correctement le travail demandé ? Soyez sûr d’avoir suffisamment de main d’œuvre pour répondre au besoin du commanditaire. Par exemple, il faut éviter de répondre à un appel d’offres si vos collaborateurs ne sont pas assez formés pour effectuer le travail. Assurez-vous également de posséder les outils et le matériel nécessaires pour effectuer la commande.

Enfin, avez-vous les compétences techniques et une expérience suffisante pour mener le projet à bien ? Est-ce que votre entreprise est la mieux placée pour apporter l’expertise exigée par le commanditaire ? Il en va de la réputation de votre entreprise, il est donc indispensable d’être sûr d’être la personne adéquate pour la mission.

Quelles sont les étapes et les documents nécessaires pour répondre à un dossier d’appel d’offres ?

Il y a plusieurs étapes à respecter pour introduire un dossier d’appel d’offres avec succès :

1. Surveillez de près les différents sites proposant les appels d’offres afin de vous tenir au courant des éventuels appels d’offres qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez visiter régulièrement des sites, tels que la Plateforme des Achats de l’État, le BOAMP, ou encore, le site JOUE.

2. Quand vous aurez trouvé un appel d’offres qui vous intéresse, prenez connaissance du Dossier de Consultation, dans lequel le commanditaire aura détaillé précisément sa demande. Ce dossier contient, en principe, l’avis d’Appel à la Concurrence, le Règlement de Consultation (qui vous donnera des informations, telles que la date limite pour répondre à l’appel, les pièces nécessaires pour y répondre, les critères d’attribution de l’offre, etc.), l’Acte d’Engagement (qui vous permet de contractualiser votre offre), les Cahiers des Clauses administratives et techniques particulières (qui vous permettront de prendre connaissance des exigences administratives et techniques du commanditaire) et les pièces de prix (qui vous donneront les détails quantitatifs de la commande et les estimations budgétaires).

3. Analysez le Dossier de Consultation pour savoir si ce que votre entreprise offre correspond bien à ce que demande le commanditaire. Ce sera le moment de vous poser les questions dont nous avons parlé précédemment.

4. Préparez votre candidature avec minutie. Il vous faudra y joindre les formulaires DC1, 2 et 4 (si vous prévoyez de la sous-traitance) ou le Document Unique de Marché Européen, les autres pièces administratives nécessaires (telles que les attestations d’assurance, les éventuelles descriptions des équipements, …), les pièces financières, l’Acte d’Engagement et votre mémoire technique. Un mémoire technique vous permettra d’expliquer au commanditaire la manière dont vos ressources, votre expérience professionnelle et vos moyens techniques correspondent parfaitement à sa demande.

4. Quand votre dossier de candidature est prêt, vous pourrez l’envoyer, via la plateforme de dématérialisation, au commanditaire.

5. Assurez le suivi de votre dossier et demandez un rapport d’analyse des offres en cas de rejet de votre candidature.

Comment se faire accompagner dans l’élaboration d’une réponse à un appel d’offres ?

Vous l’avez compris, mettre au point un dossier de réponse à un appel d’offres est compliqué et chronophage. Mais il y a une solution : un service d’assistance appel d’offres ! Une secrétaire externalisée de chez AG Services Externalisés peut se charger de tout le processus de dossier d’appel d’offres, de la veille des plateformes jusqu’au suivi du dossier. Faire appel à l’une de nos secrétaires indépendantes vous permettra d’économiser de l’énergie et du temps, que vous pourrez mettre à profit pour l’épanouissement de votre entreprise.

Sources : www.economie.gouv.fr

 

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