Pourquoi et comment externaliser son secrétariat médical ?

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Depuis près de 10 ans, nous répondons aux besoins de flexibilité de nos clients en proposant un service sur-mesure, sans engagement.

Nous sommes une véritable équipe et notre plus grande satisfaction est la vôtre.

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L’externalisation de son secrétariat médical est pratiquée par de nombreux professionnels de la santé. Cette tendance s’explique par le côté pratique de ce système. En effet, externaliser son secrétariat médical offre plus de temps pour les professionnels de la santé et permet d’avoir une meilleure organisation. D’autre part, vous pouvez vous concentrer sur votre travail de praticien puisque votre prestataire externe s’occupe de la gestion de la relation avec les patients.

 

L’externalisation de son secrétariat médical pour un gain de temps et d’argent

Externaliser son secrétariat médical permet d’éviter les différentes tâches chronophages relatives à la relation avec le client. Vous ne perdez plus de temps pour répondre au téléphone et prendre les rendez-vous avec vos patients. De plus, la prise de rendez-vous nécessite la consultation permanente de votre agenda. Le télésecrétariat médical organise cela de manière plus rapide et plus efficace. Par conséquent, vous pouvez consacrer votre temps à votre activité principale qui est de soigner vos patients. Par ailleurs, les professionnels du télésecrétariat médical offrent en général leur service sur de grandes plages horaires. Ainsi, les demandes de vos patients sont reçues quasiment à tout moment.

Le coût de l’externalisation de son secrétariat est également faible par rapport à l’embauche d’une secrétaire salariée. D’ailleurs, les services offerts par les prestataires sont payés au forfait. Par conséquent, il est possible d’adapter votre offre en fonction de vos besoins.

 

Externaliser son secrétariat médical pour un traitement plus efficace des rejets NEOMIE

Le retour NEOMIE ou « norme ouverte d’échange entre la maladie et les intervenants extérieurs » est un retour d’information de la part de l’assurance maladie et des différentes mutuelles après la transmission de factures électroniques de votre part par télétransmission. Le retour NEOMIE vous donne les informations sur le paiement ou sur le rejet de vos factures dans un délai de 48 heures. Dans le cas où le paiement est accordé, vous pouvez faire un rapprochement de ce dernier avec vos relevés bancaires. En revanche, si les factures sont rejetées, le traitement du retour NEOMIE demande un peu d’expérience étant donné la multitude de raisons qui peuvent se présenter. De plus, cette opération demande également beaucoup de temps qui peut vous empêcher de travailler correctement. Voici quelques exemples fréquents pour les retours NEOMIE : si votre retour NEOMIE fait mention de « traitement classe », cela indique qu’une anomalie est présente dans votre facture. Dans ce cas, la prise en charge ne peut pas être immédiate puisque des informations supplémentaires sont indispensables. Il existe aussi des cas où les factures sont rejetées sous prétexte que le bénéficiaire n’est pas connu. Dans cette situation, des vérifications sont nécessaires. Votre télésecrétaire, si vous externalisez votre secrétariat médical, s’occupe de cela pour vous.

 

Le pointage des règlements des caisses et des mutuelles

Le pointage des règlements des caisses et des mutuelles est une opération très importante pour suivre les remboursements des parts obligatoires et complémentaires. En effet, vous risquez de perdre de l’argent si vous ne faites pas de pointage. En outre, vous pouvez être au courant de la situation des opérations en cours. Cela est également important pour la mise à jour de votre comptabilité. D’autre part, le pointage est primordial pour effectuer les relances auprès des caisses et des mutuelles. Pour les gérer, il existe de nombreux logiciels qui facilitent largement les opérations. Néanmoins, externaliser son secrétariat médical permet d’avoir l’esprit tranquille, car votre télésecrétaire s’occupera de tous ces travaux.

 

Relance mail/téléphone auprès des caisses et des mutuelles, une tâche fastidieuse

Beaucoup de professionnels de santé font face à des impayés de la part des caisses et des mutuelles. Pour pouvoir récupérer votre argent, les relances par mail et/ou téléphone sont inévitables. Ces impayés peuvent provenir des factures qui présentent des problèmes et qui sont rejetées. Les relances auprès des caisses et des mutuelles demandent beaucoup de patience, de persévérance et du temps. Pour cela, la votre télésecrétaire procède par étapes de la manière suivante : Premièrement, elle s’occupe du pointage des retours des caisses et des mutuelles pour inventorier les paiements qui sont perçus. Puis, elle cherche toutes les factures non réglées et identifie les motifs de rejet de ces factures. C’est après ces opérations qu’elle peut contacter les caisses et les mutuelles afin de connaître la marche à suivre pour renvoyer les factures. Ensuite, elle peut effectuer une nouvelle télétransmission ou procéder à un envoi papier des éventuels documents manquants. Cettes longues démarches n’est pas exhaustives. Or, si vous ne le faites pas, vous allez perdre de l’argent. En l’occurrence, engager un prestataire est très avantageux et permet même de réaliser des économies.

 

Envoi des FSP ou feuilles de soins papier aux différentes caisses

La feuille de soin est un formulaire qu’il faut remplir pour prouver que le patient a été traité par le médecin. Elle est primordial pour la procédure de remboursement de l’assuré. La feuille de soin peut être en version électronique si le patient présente sa carte vitale. Cependant, elle est en version papier dans le cas où le patient n’a pas sa carte ou si le système SESAM-Vitale n’est pas à la disposition du médecin ou du professionnel de la santé. La feuille de soin papier doit être remplie par l’assuré avant de l’envoyer à l’organisme d’assurance. Si le patient a réglé les frais de sa consultation ou de la prestation, c‘est lui-même qui doit envoyer ce formulaire à sa caisse ou sa mutuelle d’assurance afin d’obtenir un remboursement. En revanche, si le patient n’a pas payé les frais de la prestation grâce à une avance des frais, le professionnel de santé doit s’occuper de l’envoi de la FSP ou feuille de soins papier à différentes caisses pour qu’il puisse être rémunéré de ses soins. Dans cette situation, l’externalisation présente un atout majeur puisque c’est le prestataire qui traite cette mission.

 

Comment externaliser son secrétariat médical

Le choix du partenaire est important pour externaliser son secrétariat médical. En effet, l’image de votre cabinet est en jeu dans cette situation. Pour avoir un service de qualité, cherchez des prestataires qui ont les compétences requises dans le secrétariat médical, mais également de l’expérience. En l’occurrence, votre prestataire doit connaître les procédures et les termes techniques du métier de la santé. D’autre part, il est essentiel que vous mettiez à la disposition de votre partenaire les informations indispensables pour le traitement des dossiers des patients. Dans l’éventualité où le prix de la prestation serait douteux, c’est-à-dire très bas par rapport à la moyenne du marché, il est judicieux de vérifier si le prestataire est localisé sur le territoire français.

Pour conclure, faire appel à un service de télésecrétariat est un moyen efficace pour le professionnel de la santé de gagner du temps. Vu la lourdeur des procédures de remboursement des caisses et des mutuelles de santé, l’appel à des prestataires pour le traitement de ces dossiers permet de ne pas perdre de l’argent et ainsi de faire des économies. Prenez soin de bien choisir votre partenaire, car votre image en dépend.

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