5 bonnes raisons de faire appel à une assistance administrative externalisée pour les entreprises

Secrétariat externalisé1 commentaire

Depuis prÚs de 10 ans, nous répondons aux besoins de flexibilité de nos clients en proposant un service sur-mesure, sans engagement.

Nous sommes une véritable équipe et notre plus grande satisfaction est la vÎtre.

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Tout d’abord, avant de dĂ©tailler les 5 bonnes raisons de faire appel Ă  une assistance administrative externalisĂ©e pour les entreprises, il convient de dĂ©finir la notion d’externalisation.

L’externalisation ne doit pas ĂȘtre confondue avec la sous-traitance, le downsizing ou le reengineering. En effet, on peut dĂ©finir l’externalisation comme « le fait de confier une activitĂ© et son management Ă  un fournisseur ou Ă  un prestataire extĂ©rieur plutĂŽt que de la rĂ©aliser en interne ».

Il existe 2 grands types d’externalisations. A savoir, l’externalisation traditionnelle et l’externalisation stratĂ©gique. Pour la premiĂšre, cela revient Ă  confier de maniĂšre ponctuelle le management d’une activitĂ© peu sensible Ă  un prestataire ou Ă  un fournisseur extĂ©rieur. Concernant la seconde, cela revient Ă  confier Ă©galement de maniĂšre ponctuelle une activitĂ©, cette fois-ci sensible Ă  un prestataire ou fournisseur extĂ©rieur.

L’externalisation a pour but trois objectifs :

  • AmĂ©lioration de l’activitĂ© externalisĂ©e : cela consiste Ă  amĂ©liorer les compĂ©tences disponibles, Ă  les transformer voire Ă  les introduire dans l’entreprise.
  • Accroissement de la contribution de l’activitĂ© externalisĂ©e Ă  la performance globale de l’entreprise : cela consiste Ă  crĂ©er un meilleur alignement entre l’entreprise et l’activitĂ© externalisĂ©e.
  • Exploitation commerciale de l’activitĂ© externalisĂ©e : permet de dĂ©veloppement de nouveaux produits et services voire la crĂ©ation d’une nouvelle activitĂ©.

Vous l’aurez compris, l’externalisation est quelque chose de complexe ! Cependant, si vous ĂȘtes une entreprise, il existe 5 bonnes raisons de faire appel Ă  une assistance administrative externalisĂ©e pour certaines de vos activitĂ©s.

 

1. Flexibilité

La premiĂšre raison de faire appel Ă  une assistance administrative externalisĂ©e pour votre entreprise est la flexibilitĂ©. En effet, si vous embauchez une secrĂ©taire en interne, celle-ci travaillera la totalitĂ© de la semaine mĂȘme en l’absence de travail et par consĂ©quent, sera rĂ©munĂ©rĂ©e sans pour autant avoir effectuĂ© une mission et selon une certaine plage horaire. L’assistante administrative externalisĂ©e elle, pourra travailler selon les horaires (tout en restant dans le raisonnable) que vous souhaitez.  Faire appel Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e vous permet de faire appel Ă  un/une professionnel/le pour chaque tĂąche que vous souhaitez et de ce fait, facturer uniquement le temps passĂ© sur cette tĂąche.

Pour vous donner un exemple concret, en pĂ©riode de fĂȘte par exemple, si votre entreprise croule sous les dossiers, les appels ou encore les rendez-vous et que vous n’avez pas le temps de tout gĂ©rer, vous pouvez faire appel Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e qui, durant la pĂ©riode que vous souhaitez s’occupera de gĂ©rer vos tĂąches administratives. Vous pourrez par exemple lui confier des tĂąches sur une durĂ©e de 15 jours. Une fois le « rush » passĂ©, vous pourrez reprendre en main vos tĂąches administratives tout en Ă©conomisant le travail utile d’une secrĂ©taire.

De plus, vous pouvez faire appel Ă  une secrĂ©taire indĂ©pendante mais vous pouvez Ă©galement faire appel Ă  une Ă©quipe de secrĂ©taires externalisĂ©es ce qui permet d’avoir plusieurs profils spĂ©cialisĂ©s et adaptĂ©s Ă  votre demande et Ă  votre localitĂ©. Par exemple, si vous ĂȘtes un expert judiciaire et que vous avez besoin d’une transcription audio vous pouvez faire appel Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e qui a cette compĂ©tence.

 

2. Liberté

Lorsqu’on est une TPE ou TPI, la profession de dirigeant d’entreprise est une activitĂ© Ă  plein temps ! En effet, il faut dĂ©velopper son activitĂ©, chercher de nouveaux prospects, dĂ©velopper de nouveaux partenariats, recruter du personnel, parfois mĂȘme le former, ĂȘtre un as de la communication
 Tout cela prend beaucoup de temps et d’énergie ! Il s’agit lĂ  d’un investissement Ă  plein temps de la part du dirigeant.

La lourdeur de certaines tĂąches administratives ou financiĂšres prend Ă©normĂ©ment de temps et d’énergie mais surtout gĂ©nĂšre peu de valeur ajoutĂ©e. L’externalisation libĂšre le dirigeant de ces tĂąches chronophages et lui permet de se concentrer sur la crĂ©ation de valeur en dĂ©veloppant son activitĂ© et ce qu’il sait faire de mieux.

Le fait de confier certaines de ses tĂąches Ă  un professionnel compĂ©tent permet de rester concentrĂ© sur les missions les plus importantes de son entreprise. Par consĂ©quent, chaque partie participe activement Ă  la vie de la sociĂ©tĂ© tout en maĂźtrisant parfaitement son domaine d’activitĂ© et l’optimise pour gagner en efficacitĂ©.

Prenons l’exemple d’un artisan qui souhaite rĂ©pondre Ă  des appels d’offres mais qui trouve cela trĂšs chronophage, il peut faire intervenir une secrĂ©taire externalisĂ©e.

 

3. Compétences variées

 

L’externalisation permet de confier plusieurs tĂąches provenant de domaines divers et variĂ©s. En effet, le professionnel Ă  qui vous ferez appel peut aussi bien avoir la spĂ©cificitĂ© que vous recherchez dans le domaine administratif, juridique et mĂ©dical. De mĂȘme, elles ont  des compĂ©tences spĂ©cifiques en fonction de leur expĂ©rience acquise au fil du temps auprĂšs d’une clientĂšle variĂ©e. Par consĂ©quent, la secrĂ©taire externalisĂ©e touche tous les secteurs d’activitĂ©s et fait preuve d’une grande adaptabilitĂ©.

Exemple, vous ĂȘtes un infirmier libĂ©ral ? Vous avez des impayĂ©s ? Vous devez relancer vos patients et vous occupez du traitement des rejets ? Vous pouvez confier la gestion des relances Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e. Une secrĂ©taire externalisĂ©e vous permettra de vous allĂ©ger sur les tĂąches administratives qui peuvent s’avĂ©rer complexe, fastidieuses et chronophage pour un professionnel.

 

4. Absence de contraintes salariales

Certaines contraintes lĂ©gales relatives aux salariĂ©s tendent l’externalisation Ă  se dĂ©velopper. Le fait pour vous de faire appel Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e et de ne pas embaucher en interne une secrĂ©taire vous permet d’Ă©viter les formalitĂ©s trop complexes concernant la rĂ©daction et la conclusion des contrats. De plus, faire appel Ă  une secrĂ©taire externalisĂ©e permet aussi de rĂ©duire les charges salariales et patronales pesant sur un dirigeant d’entreprise. En effet, le recours Ă  une activitĂ© externalisĂ©e vous permet de dĂ©duire certaines charges de vos impĂŽts car vous faites appel Ă  un professionnel indĂ©pendant.

L’externalisation vous permet de ne pas avoir de formalitĂ©s trop complexes et notamment pas d’engagement contrairement Ă  l’intĂ©rim ou Ă  l’embauche. Les procĂ©dures d’embauche d’un salariĂ©, quelle que soit la nature et la durĂ©e du contrat donne lieu Ă  des formalitĂ©s trĂšs complexes. Tandis que, faire appel Ă  une assistance externalisĂ©e pour votre entreprise revĂȘt beaucoup moins de formalitĂ©s.

 

5. Maßtrise des coûts

Les frais gĂ©nĂ©raux d’une entreprise peuvent ĂȘtre regroupĂ©s en 5 familles :

  • ImpĂŽts, taxes et cotisations ;
  • Investissements ;
  • Prestations de service technique
  • Prestations intellectuelles
  • Consommables

Avoir recourt Ă  une assistance administrative externalisĂ©e pour votre entreprise vous permet non seulement de maĂźtriser votre budget mais Ă©galement de le rĂ©duire. C’est d’ailleurs l’une des premiĂšres raisons d’externaliser ! Pour toute entreprise, l’aspect financier est un aspect trĂšs important et dĂ©licat Ă  aborder. En effet, avec l’externalisation il sera possible au chef d’entreprise de dĂ©terminer un budget en fonction des prestations de l’assistante d’externalisation. Cette enveloppe pourra ĂȘtre fixĂ©e d’un commun accord afin de ne pas la dĂ©passer. Fini les surprises en fin de mois, fini les factures venant se rajouter dans la comptabilité ! Votre budget sera alors maĂźtrisé !

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1 Commentaire

  1. Salomon

    Article trĂšs prĂ©cis , riche et instructif . Il est tellement complet qu’il suffirait a lui tout seul a bon commercial , pour dĂ©crocher un marchĂ© auprĂšs de toutes structures dĂ©sireuses d’externaliser certaines de ces fonctions .

    Je suis entiĂšrement satisfait braavo a vous !

    RĂ©ponse

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